Best AI Website CreatorLa identificación y transcripción de datos de identificación, como el número de expediente, introduce demoras y aumenta el riesgo de errores humanos, especialmente debido a la falta de un formato estandarizado.
Este proceso también incentiva a que la ciudadanía no respete el conducto regular, enviando las evidencias directamente al despacho o realizando envíos duplicados. Desde la perspectiva de la experiencia del usuario externo, la ausencia de un recibo de confirmación de la recepción de las evidencias puede incentivar a los ciudadanos a congestionar la bandeja de entrada "para estar seguros". El envío a múltiples direcciones, o el envío duplicado, incrementa de manera significativa los costos operativos de servidor para la Corte.
Por otro lado, la falta de interoperabilidad entre Outlook y SIICOR obliga a los analistas a descargar los archivos desde Outlook a sus computadores para poder cargarlos en SIICOR. Este paso, además de generar demoras innecesarias, presenta un riesgo de seguridad considerable al almacenar información confidencial en los dispositivos personales de los analistas.
Semejantemente, la ausencia de un formato estandarizado o una estructura de bases de datos implica que el analista debe realizar el control de cumplimiento de manera completamente manual, lo que aumenta significativamente la carga de trabajo y el potencial de error.
Finalmente, esperar que el ciudadano transcriba una dirección de correo electrónico puede generar errores al momento de enviar la documentación e incumplimiento del requerimiento.
Actualmente, las evidencias radicadas ante la Secretaría se almacenan en copia en diferentes plataformas, las cuales cuentan con su propia redundancia. Los archivos residen en Outlook, OneDrive y SIICOR.
Asimismo, la práctica de generar carpetas compartidas y enlaces públicos de acceso plantea riesgos de seguridad y dificultades en la auditoría del control de acceso y modificación de los archivos.
Finalmente, transferir los archivos a SIICOR requiere la descarga manual de estos al computador del analista, lo que introduce demoras innecesarias y posibles riesgos de seguridad a la información.
Con el objetivo de salvaguardar el acceso a la justicia y proteger a la Corte ante la obsolescencia, sus sistemas deben tener la capacidad de almacenar cualquier tipo de archivo, al menos mucho más que solo archivos PDF.
La práctica de generar archivos PDF como un proxy para almacenar otros documentos introduce demoras y puede deteriorar la calidad de la información, además de abrir la puerta a posibles errores humanos.
En términos generales, los documentos y oficios generados por la Secretaria General dentro del proceso obedecen a la modificación de campos en una plantilla, sin embargo, las mismas modificaciones deben realizarce en multiples documentos, generando una repetición inecesaria del trabajo.
Adicionalmente, este trabajo manual supone oportunidades para introducir error humano, sobre todo al considerar el uso del portapapeles para su diligenciamiento.
El proceso carece de un panel de control universal que permita comprender de manera fácil e intuitiva el estado real de los requerimientos. Además, la numeración manual, el control mediante cuadros de Excel y el uso de diferentes convenciones pueden generar demoras, reprocesos e incluso pérdida de información.
El proceso manual de firma electrónica implica una demora innecesaria. Además, el usuario interno deberá descargar los oficios en su computador personal, lo que nuevamente supone riesgos de seguridad.
Estos aprendizajes son fruto del entendimiento del estudiante sobre la problemática, un análisis técnico desde la ingeniería y un proceso de síntesis de diseño. Para ello, se tomaron como insumo los valiosos aportes de diversos profesionales de la Corte Constitucional, incluyendo:
Mariana Stoltze, líder del proceso de radicación de Autos de Pruebas en la Secretaría General, cuyo conocimiento y experiencia fueron fundamentales para comprender las dinámicas del flujo documental.
Ingeniera Natalia, responsable del desarrollo de la Ventanilla Única de la Corte Constitucional, quien aportó una perspectiva integral sobre las oportunidades tecnológicas en los procesos de la Corte.
Ingenieros Dylan, Isaac y Wilman, quienes ofrecieron orientación técnica y conceptos especializados desde la perspectiva de sistemas, aportando conceptos de viabilidad.
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