Introducción

Este proyecto tiene como objetivo aplicar mis conocimientos de Ingeniería Industrial y Diseño para optimizar procesos internos en la Corte Constitucional de Colombia. La meta principal es potenciar el acceso a la justicia de los colombianos mediante mejoras en la eficiencia y eficacia del procesamiento de expedientes de tutela desde la automatización parcial de procesos manuales.

El desarrollo del proyecto sigue un ciclo abreviado de Pensamiento de Diseño, que inicia con una investigación interna, continúa con la definición de criterios de diseño y culmina con la presentación de un proceso optimizado, acompañado de la estructuración y diseño conceptual de sus contrapartes tecnológicas. Aunque el prototipado y la validación se realizarán en 2025 (fuera del marco oficial del proyecto de grado), estos se llevarán a cabo en colaboración con el Departamento de Diseño y el Laboratorio de Diseño para la Justicia de la Universidad de los Andes, con quienes ya se están estableciendo conversaciones iniciales.

En la etapa de estructuración del proyecto, se realizó un análisis amplio de posibles áreas de intervención dentro de la Corte. En colaboración con Ana María Ramos y Laura Velásquez, exploramos diversas oportunidades, desde optimizaciones de procesos hasta desarrollos en inteligencia artificial. Junto a mi directora de proyecto, Laura Guzmán, definimos criterios clave para seleccionar el desafío a abordar, priorizando mi objetivo de trascender lo académico y enfocándome en soluciones prácticas y aplicables.

Esto nos llevó a descartar iniciativas demasiado ambiciosas, como desarrollos complejos de inteligencia artificial, y nos orientó hacia proyectos en los que pudiera aprovechar mi perfil interdisciplinar como diseñador e ingeniero. Finalmente, decidimos identificar un proceso dentro de la Corte que pudiera beneficiarse de microautomatizaciones.

Tras presentar una propuesta inicial a Ana María y Laura, esta fue aprobada, marcando el inicio formal del proyecto. Durante la fase de investigación, revisé cientos de páginas de diagramas de flujo, manuales y flujogramas internos de la Corte Constitucional. Una observación clave fue que estos procesos no habían sido diseñados teniendo en cuenta las posibilidades de automatización. Sin embargo, la Magistrada Auxiliar Ana María Ramos ha liderado iniciativas de transformación digital desde su rol en la Presidencia de la Corte, posicionándola como un aliado estratégico en el desarrollo de este proyecto.

Fue gracias a estas dinámicas que llegamos a Mariana Stoltze, encargada del proceso de recepción y traslado de pruebas en la Secretaría General de la Corte. Mariana identificó este proceso como uno que cumplía con nuestros criterios: altamente manual, con tareas repetitivas que podían automatizarse, y con un impacto significativo en la eficiencia del flujo de trabajo, al tratarse de un evidente cuello de botella.

Actualmente, este proceso involucra la recepción masiva de documentos enviados por la ciudadanía y otras entidades públicas a través de correo electrónico. Los envíos no siguen un formato estandarizado, dejando en manos de los usuarios la calidad, tipo de archivo y datos de identificación suministrados. Esto genera retrasos debido a las tareas de identificación, recopilación y conversión de formatos. Además, los encargados deben manejar una gran cantidad de informes y plantillas en Word, lo que implica interminables copy/paste, y un elevado riesgo de errores humanos. Por último, la utilización de Microsoft Outlook como gestor de archivos, sumada al altísimo volumen documental, ha generado congestión en el sistema, afectando su rendimiento.

Este proyecto busca, a través del diseño de procesos, diseño de servicios y diseño de experiencia, contribuir a la creación de un gestor especializado para la recepción de evidencias en el flujo de tutelas de la Corte Constitucional. La solución se inspira en referentes de otras industrias, la experiencia de los juzgados en Manizales compartida por Mariana y mis conocimientos como diseñador. Asimismo, se integrarán conceptos y metodologías de Dinámica de Sistemas para comprender, proponer y priorizar mejoras.

El proyecto se desarrolla de manera colaborativa con profesionales de distintas áreas dentro de la Corte, desde abogados hasta ingenieros de software y sistemas, asegurando así la aplicabilidad y viabilidad de la solución propuesta.

Se adjunta el documento titulado “Evaluación de propuestas” el cual presenta, en formato de licitación, las propuestas preliminares y la lógica utilizada para la selección del enfoque y aplicación del proyecto.