Offline Website SoftwareEl análisis presentado a continuación es el resultado directo del trabajo de campo, entrevistas y conversaciones sostenidas con diversos profesionales de la Corte durante el desarrollo del proyecto. Se extienden agradecimientos especiales a Mariana Stoltze, quien lidera el proceso de radicación de Autos de Pruebas en la Secretaría General de la Corte. Su invaluable apoyo, compromiso y disposición fueron fundamentales para alcanzar los aprendizajes y conclusiones aquí expuestos.
La Corte Constitucional ha establecido un proceso estandarizado para la recepción de evidencias, conocido como “Auto de Pruebas”. Este procedimiento tiene como objetivo principal recopilar la información necesaria para el análisis, estudio y eventual debate de cada caso, contribuyendo así a la emisión de sentencias fundamentadas y justas.
Aunque el proceso es iniciado por cada despacho, la Secretaría General de la Corte es responsable de la administración y custodia de las evidencias durante el término de la solicitud.
El despacho radica ante la Secretaría General de la Corte un documento firmado electrónicamente denominado “Auto de Pruebas”.
Este documento contiene datos de identificación del proceso, datos de contacto de los interesados y requeridos, descripción detallada del requerimiento y el plazo de respuesta de la solicitud.
La Secretaría General de la Corte tiene la responsabilidad de interpretar el Auto de Pruebas y, con base en este, redactar los correspondientes Oficios de Requerimiento.
Estos documentos contienen instrucciones detalladas dirigidas a las partes requeridas. Una vez preparados, se envían por correo electrónico a los interesados, adjuntando el Auto de Pruebas emitido y firmado por el despacho.
Cumplido el plazo, la Secretaría General reúne las evidencias y elabora el Oficio de Traslado. En este documento se detalla quién respondió y qué información o archivo aportó.
Este oficio, acompañado de las evidencias recopiladas, se envía a todos los interesados.
A partir de ese momento, se abre un nuevo plazo de tres días para responder o adjuntar información adicional.
Una vez vencidos los tres días del traslado de pruebas, se elabora el Informe de Cumplimiento.
Este documento detalla a todos los requeridos, indicando quiénes cumplieron y quiénes no atendieron la solicitud por información o evidencias.
Los archivos y el informe se adjuntan al expediente en SIICOR, facilitando el acceso del despacho a las evidencias.
Aunque, en teoría, la Secretaría General retiene la custodia de las evidencias hasta el final de la fase de radicación, es común que los despachos incluyan su propio correo electrónico en la solicitud. Como resultado, las evidencias suelen ser enviadas simultáneamente tanto a la Secretaría como al despacho.
A continuación, se describirán en mayor detalle cada una de las fases de este proceso, haciendo especial énfasis en las herramientas tecnológicas utilizadas.
Este documento es redactado por cada despacho y enviado en formato PDF a la Secretaría General a través de Outlook. El archivo incluye una firma digital, la cual se completa mediante un complemento integrado a SIICOR.
Tomando como referencia lo consagrado en el Auto de Pruebas, el personal de la Secretaría redacta el Oficio de Requerimiento, un documento que incluye la legislación vigente, la solicitud y las instrucciones de respuesta.
Actualmente, este documento se redacta manualmente utilizando una plantilla de Microsoft Word, copiando y pegando instrucciones, nombres y direcciones de correo electrónico.
En ocasiones puntuales, es necesario ocultar la información de algunos involucrados, por ejemplo, al utilizar nombres ficticios. En tales casos, el nombre se escribe en cursivas.
Algunos expedientes requieren la generación de múltiples oficios de requerimiento, como cuando la población requerida no está familiarizada con la jerga legal o cuando hay un gran número de personas involucradas. En estos casos, el trabajo se multiplica en función del número de requerimientos.
El consecutivo asignado a cada Oficio de Requerimiento se registra manualmente en un archivo compartido de Microsoft Excel. Los consecutivos son secuenciales y no siguen una convención particularmente sofisticada.
Es responsabilidad de un analista de la Secretaría General enviar, vía correo electrónico, la notificación oficial a los requeridos. Cuando el requerido es una organización o institución pública, puede que se deba enviar copias a múltiples direcciones de notificación. Sin embargo, no existe un método automatizado para completar el campo de destinatarios con los datos disponibles o históricos.
Este proceso es completamente manual, en el que el analista adjunta tanto el Auto de Pruebas como el Oficio de Requerimiento debidamente firmado antes de proceder con el envío.
Los ciudadanos envían, por correo electrónico, sus evidencias en respuesta a la solicitud conforme a las instrucciones establecidas en el Auto de Pruebas y el Oficio de Requerimiento.
La ciudadanía tiene libertad para determinar tanto el formato de las evidencias como el contenido del correo electrónico mediante el cual las envía. Se reciben archivos de todo tipo: imágenes, documentos de texto, PDFs, audios y videos, etc. En algunos casos, la identificación del proceso no es clara, lo que requiere una investigación adicional, generando congestión en el sistema.
Es común que los ciudadanos envíen sus respuestas en múltiples correos electrónicos y a distintas direcciones, lo que congestiona innecesariamente el sistema y pone en riesgo la cadena de custodia de los documentos.
La Secretaría General asigna a un analista la tarea de identificar y separar cada aporte correspondiente a su respectivo proceso. Para ello, el analista debe revisar una gran cantidad de correos electrónicos sin un orden o filtro claro para identificar la información relevante de cada expediente.
Este proceso es completamente manual, ya que no se dispone de un software tipo CRM para su organización. Como solución, la Secretaría ha recurrido, por necesidad y no por preferencia, al uso de Microsoft OneDrive.
En una carpeta compartida de OneDrive, se crea una subcarpeta para cada expediente, donde se organizan los archivos descargados manualmente desde los correos electrónicos.
Además, el procesamiento documental incluye la conversión de todos los archivos a formato PDF. En el caso de documentos de texto, esta conversión es sencilla. Sin embargo, cuando se trata de imágenes o documentos escaneados, el analista debe insertarlos manualmente en un Word y exportarlos como PDF. Para otros tipos de archivos, como videos, audios o similares, el analista sube los archivos a OneDrive, genera un enlace público de acceso de manera manual e inserta dicho enlace en un archivo de Word, que luego se guarda como PDF.
Este proceso de conversión es necesario debido a que la infraestructura actual en SIICOR restringe la subida de archivos con otras extensiones o con un tamaño de almacenamiento "elevado".
Una vez vencido el plazo inicial de respuesta, el analista asignado recopila todos los documentos recibidos.
En un documento conocido como Oficio de Traslado, se detalla quién aportó qué información. Este documento, firmado electrónicamente, se adjunta junto con un archivo .zip (generado manualmente) que contiene todas las pruebas suministradas por las partes, y se envía por correo electrónico a todos los interesados.
Se abre un nuevo plazo de tres días para que los interesados presenten nuevas evidencias o respondan a las aportadas por las demás partes. Un ejemplo de cómo se aprovecha esta etapa es cuando una EPS argumenta haber entregado un medicamento, pero el ciudadano afirma no haberlo recibido.
El ciudadano tiene la oportunidad de responder por correo electrónico a las evidencias aportadas por las demás partes, siguiendo las mismas reglas que para el aporte inicial.
El analista replica el paso 3a con los nuevos documentos recibidos e los incorpora manualmente en One Drive.
De forma manual y archivo por archivo, el analista sube cada evidencia recibida a la plataforma SIICOR en formato PDF, una vez descargada desde la carpeta compartida en One Drive.
Es importante destacar que la información no se elimina de One Drive, sino que se duplica en SIICOR.
Considerando la solicitud inicial del despacho, establecida en el Auto de Pruebas, el analista procede a registrar, con el apoyo de una plantilla de Microsoft Word, qué partes cumplieron y cuáles no cumplieron con el requerimiento. Este procedimiento es completamente manual, y el analista debe revisar individualmente cada documento para identificar su remitente y diligenciar correctamente el oficio.
Este oficio es firmado digitalmente, compartido por correo electrónico con el despacho y adjuntado a SIICOR.
Con esto, se levanta la custodia documental por parte de la Secretaría, se da por terminado el proceso regular y se entrega oficialmente la información al despacho que solicita.
El proceso del Auto de Pruebas demuestra la complejidad inherente a la recolección y gestión de evidencias en la Corte Constitucional. Su carácter altamente manual, que abarca desde la redacción y envío de requerimientos hasta la organización, conversión y registro de documentos, evidencia una marcada dependencia de métodos tradicionales y "chinomaticos" que restringen la eficiencia operativa.
De cara al potencial crecimiento acelerado en el número total de tutelas radicadas, se vuelve crucial optimizar este proceso mediante la automatización de tareas repetitivas y manuales.
Si bien la Corte Constitucional es clara en los plazos, también es consciente de las demoras que pueden ocurrir, especialmente en otras entidades públicas, para responder dentro de los plazos establecidos. Por este motivo, la Secretaría General permite la recepción de archivos hasta el momento de la sentencia.
En estos casos, el despacho es notificado, y recae en el criterio de cada magistrado decidir si toma en cuenta o no las nuevas evidencias entregadas.
Offline Website Software